در این بخش قصد داریم درباره نقش ICT در مراکز اداری با شما صحبت کنیم.
اینکه فناوری اطلاعات و ارتباطات اجرای صحیحی داشته باشد تاثیر بسزایی به بهبود کارایی در مراکز اداری و بالا رفتن بهرهوری میگردد و در یک محیط اداری علاوهبر فعالیتهایی که به کمک نرمافزارها انجام میگیرد فعالیتی مانند دریافت نامه، ارسال نامه، فتوکپی، تشکیل پرونده همه و همه اینها با دستگاههایی از جمله تلفن، فکس، رایانه و غیره انجام میشود در دنیای مدرن امروز یک فضای اداری میتواند نقش بسزایی داشته باشد که سازمان بتواند به اهداف خود برسد حال این سازمان میتواند یک سازمان دولتی، شرکت بازرگانی، بیمارستان، مدرسه یا یک سازمان خصوصی باشد.
فناوری اطلاعات و ارتباطات میتواند باعث بالا رفتن بهرهوری گردد تأثیری که بالا رفتن بهرهوری بر یک سازمان دارد.
- تنوع محصول خدمات بیشتر و خدمات بهتر برای مشتریان داشته باشد.
- کیفیت محصول خدمات پیشرفته
- زمانه پاسخ کوتاه
- شخصیسازی بهتر محصولات و خدمات
فناوری اطلاعات و ارتباطات برای اشاره به زیرساختها و توسعه محصولات استفاده میگردد که وظیفه آن جمعآوری ذخیره و تجزیهوتحلیل اطلاعات است که بهصورت الکترونیکی صورت میگیرد، زیرساختها شامل تلفن، رایانه، چاپگر، اسکنر، روتر، مودم و خطوط ارتباطی هستند که تقویت ارتباط بین کارفرما و کارمندان و مشتریان ارتباطات بین سازمانی همه و همه از طریق مرزهای فیزیکی صورت میگیرد.
در هر سازمانی ماموریتهای اصلی و فرعی وجود دارد که هم توسط زیرساختهای فناوری اطلاعات و ارتباطات(ICT) صورت میگیرد، تمامی جنبههای مدیریت اطلاعات تابه امروز با ICT رابطه مستقیم داشته و در روند بهبود شبکه تاثیر داشته که این روند سیستم مدیریت اطلاعات ما را روزبهروز به دنیای دیجیتال نزدیکتر می کند.
ازجمله مفیدترین زیرساختهای فناوری اطلاعات و ارتباطات که میتوان در یک مرکز اداری از آن استفاده کرد:
- لپتاپ
- دیسکتاپ
- تلفن همراه
- ماشینهای فکس
- ویدئو کنفرانس
- ایمیل
- اشتراک الکترونیکی داده
- پست صوتی
- تلفنهای همراه
- اینترنت شبکه محلی (LAN) یکی از عوامل اصلی توسعه مراکز اداری استفاده و ورود فناوری اطلاعات و ارتباطات به چرخه سازمانهاست.
در سیستم اداری ارزشمندترین جایگاه را فناوری اطلاعات و ارتباطات به خود اختصاص داده که در آینده میتواند در زمینههای بیشتری ورود نماید ICT در بسیاری از زمینهها فعالیتهای اداری را تحت تاثیر قرار داده و بهصورت چشمگیری به بهبود بهرهوری سازمانها کمک میکند. زیرساختی که باعث ایجاد بستر جهانی برای افراد و سازمانها برای ارتباطات متقابل معاملات تجاری و بهاشتراکگذاری استفاده می شود، بهصورت چشمگیری هزینههای اداری را تعداد کارمندان مورد نیاز را برای انجاموظیفه و فضای مورد نیاز کاهش می دهد، این بدین معناست که زیرساخت ICT صد درصد ایمن بوده و تاثیر منفی بر محیط اداره نخواهد داشت و در مواردی مثل کلاهبرداری در وب هک کردن ویروس رایانهای و امثال آنها که تهدیداتی برای سازمانها می باشد وجود دارد که امروزه با پیشرفت مدرن در زمینه ICT زیرساختهایی مانند آنتیویروسها، محافظان ضداسلام، فایروال ها و غیره در دسترس قرار میگیرد و هر روز درحال بهروز سازی است تا در برابر تهدیدات اینترنتی شبکه محافظت گردد و بدینترتیب هر سیستم اداری برای اینکه با محیط بیرون و دنیای دیجیتال در ارتباط باشد به فناوری اطلاعات و ارتباطات نیاز دارد.
در چند دهه اخیر تا به امروز تکنولوژی مدرن اطلاعات تاثیر بسزایی روی سازمانها و افراد و جوامع گذاشتهاست سرنوشت جوامع و سازمانها و افراد روزانه با این فناوری مدرن گرهخورده و بسیار بدیهی است که چنین موقعیتی شناخت تاثیر فناوری اطلاعات را بهصورت فزایندهای بیشتر میکند.